市役所の文書フォーマットはなぜワード・エクセルなのか?

.htmlでいいんじゃないか?

最近、ホントノ株式会社として独立してから始めたボランティア活動が功を奏して、市民アクティビティが活発になって来ました。
もちろん、地域に対して何か還元したいと始めた活動なので、個人的には楽しいのですが…。

そこで、公的機関とお付き合いするようになって、改めて思ったことがタイトルなのです。
だいたい公的機関のサイトで配布(ダウンロード)されている「様式」が、ワード、エクセル(拡張子 .doc .xls)が多いのですが、これに関して疑問を持つ人はいないのでしょうか?

なぜ、ワードエクセルなのか?疑問を持たないことが問題

公的機関が、イチ民間企業のソフトウェアを使って様式を配布することに違和感を感じ始めました。
そう、当然のように。なのです。

確かに、私が良く関わって居る公的機関でも、かなり当然のように、ワード、エクセルのファイルが添付されて来ます。つまりマイクロソフトのオフィスというシリーズのデータ形式です(言わずもがな)。

これは、おそらくWindows98くらいの時代の名残ではないでしょうか? いや、まあ、それはさすがに古いということであれば、Windows7くらいでしょうか? つまり、パソコンといえばWindows、そしてソフトといえば、ワード・エクセルという時代の名残です。メールといえばアウトルック的な。

ご存知の通り現在、ワード・エクセルはこのスマホ、タブレット時代において誰でも持っているソフトではなくなりました(まあ以外と開けて閲覧はできて、そしてMicrosoft Office for iOSは無料なんですが)。
そもそも、オフィスはマイクロソフトというイチ企業の有料ソフトであり、そのソフトがないと編集できないのですから、公的期間が標準として採用するのにいかがなものか?と思うわけです。もっと厳密にいうと、様式がそのソフトでバッチリと作られ過ぎていて、あまりにも汎用性がないのです。

ちょっと前だとOpen Officeというオープンソースのオフィス見たいなソフトがあります。また、Libre Officeというのもあり、CC BY-SA 3.0に基づいて使用できます。
これを公的期間に導入しろ!というのは私から見てもさすがに無理があるのは分かります。ただ、何の議論もないまま、「MSオフィスだよね」と今まで来てしまったことは残念なことであります。

そこで私が公的文書にふさわしいフォーマットを思いつきました。

公的文書にふさわしいのは.html形式では?

そうです、htmlです。

正直htmlはワードを覚えるくらいのスキルで書けます。誰でも。いやもっと簡単に。そして、ほとんどのソフトにhtmlに変換してドキュメントを書き出すことが出来る機能があるはずです。

HTMLは開かれたフォーマットであり、誰でもアクセスでき、現在あるほぼ全てのデバイスで読み込めます。

PDFは?と言う方がいるかも知れませんが、PDFもAdobe社が提供するファイル形式であり、イチ民間企業が提供するフォーマットに変わりありません。Adobe社がやめた!と言ったらこの世からなくなる形式なのです。

紙(プリントアウト)時代の名残

エクセル方眼紙という言葉がありますが、これは誰のせいでもなく「出力した紙をこよなく信頼する!」というアナログ文化の産物です。その産物はどんどんデジタル標準時代においてマストなものでは無くなって来ました。もちろん、デジタルにアクセスできない人に対して紙は有効な情報伝達手段ではあります。なので、なくせとは言いません。

確かに私も昔、部下に「ファイルを作成するときは、A4にプリントした時に見やすいように作らなきゃダメだろ!」と指示していたのを思い出しました。愚かでしたが、「A4(A3)の呪縛」から解き放たれるにはまだまだ時間がかかります。

しかし、htmlは、見た目を制御することによってA4プリントだろうが、A3プリントだろうが自由自在なんです。

htmlは内容と表現が分離している

WEBの構造を知っている人なら誰でも知っている、文書構造(html)と装飾構造(css)の分離があります。しかしこれもW3Cがきちんと途中で乗り出したから実現できたのであって、エクセル方眼紙のように、テーブル方眼紙がWebデザインを席巻した時期がありました。しかしこれは見事にきちんと補正されました。

htmlなら、どんな紙にプリントアウトしたいかによって内容を損ねずにそれらを自由に編集することができます。
すごく合理的かつ効率的です。

エクセルはスプレッドシートという表計算ソフトであり、枠で囲まれた書類を作るためのものではありません。これを履き違えてしまったのは、初期におけるパソコン教育と環境の賜物で、今誰を恨んでも解決できない問題です。ただ、何回かそれを転換するチャンスはあったのですが、当時のパソコン教室はプリントアウトするためのエクセル利用方法やハガキやチラシをワードで作る方法しか教えていなかったのです。そう、プリントアウトが前提だったがために。

なんかもっと言いたいことがあったような気がしますが、長くなりそうなので、ここらで切り上げると。。。

  1. 公的機関は可用性の高いデータフォーマットを使うべき
  2. 現時点ではhtmlが最も汎用性が高く効率が良いのではないか?
  3. そのための努力を惜しまない(そんなに大したことではない)

じゃあ、パワポはどうするの?

ハイパーリンクで十分表現できるではないですか!
(まあ、オブジェクトごとのアニメーションをつけるとなると面倒ですがhtml5なら可能)

もっというとパワポは、あくまでも、ドキュメント(コンテンツ)をわかりやすく魅せるツールなので、ドキュメントの中身にはあまり関係ないソフトウェア技術です。

ちなみに私はマイクロソフトのオフィスが悪いとは、これっぽっちも言っていません。
優秀なソフトだと思っています。

公的な文書様式がワードで配布されている、というのはおかしい
役所に関わるみんなにも、ワードのファイルを送りつけてくるのはおかしい。
ということに気づいて欲しい。

と思っているのです。

Share This!

About Ryosuke Yamaguchi

いつも次を考えているmaltimanこと山口良介です。maltimanというHNでネットには昔からいます。ホントノ株式会社の代表をはじめ、野良IT、みどりの鳥、みどりーむネクスト、などいろいろやっています。

WebSite Facebook Twitter Instagram Google Plus Linkedin Flickr Tumblr

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

答えを入力してください * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.